Succesvolle personen werken vaak met een structuur die helpt bij het organiseren van hun tijd. Graag geven we je enkele tips om zo een structuur te introduceren in je professionele leven.

Maak een takenlijst. Vooraan op deze takenlijst staan de belangrijkste jobs van de dag. Gevolgd met dringende taken. Start je dag niet met een taak die je morgen kan doen terwijl een dringende job blijft liggen. Schrijf na iedere job hoeveel tijd je gaat besteden om de job te klaren. Start geen nieuwe taak als je de vorige niet is afgewerkt. Als je klaar bent met een taak, kruis deze dan aan als volbracht. Je kan zo zien wat werk is voltooid en wat je nog moet doen. Bekijk je lijst altijd met een positieve instelling. Zie het glas half vol, en niet half leeg. Het is belangrijk dat je een positieve instelling bezit aangaande je werk, en het niet ziet als een noodzakelijk kwaad. Wanneer maak je een takenlijst? Dit is persoonlijk, sommige personen geven de voorkeur om een lijst op het einde van de dag. Het is dan duidelijk of alle jobs afgewerkt zijn en je kan zo nodig je takenlijst voor de volgende dag aanpassen. Andere maken hun lijstje aan het begin van een nieuwe dag. Mijn voorkeur gaat uit het maken van een lijst op het einde van de dag. Ook is het verstandig voor de start van een nieuwe werkweek even de tijd te nemen voor het maken van een lijst. Je kan dan de week goed georganiseerd beginnen zonder onaangename verrassingen.

Door het stellen van doelen en deadlines dwing je jezelf tot stiptheid. Als je geen duidelijke structuur aanbrengt in hoe je een job gaat aanpakken kan het mislopen. Door doelen te stellen kan je steeds beoordelen of je nog steeds op het juiste pad bent en als dit niet het geval is, een aanpassing doen. Het halen van een deadline is uitermate belangrijk. Wachten tot het laatste moment om een taak binnen te brengen is niet professioneel. Probeer steeds de job te klaren ruim voor de deadline. Deadlines moeten steeds realistisch zijn. Wanneer je werk ontvangt met een onrealistische deadline dan meld je dit aan je overste en vraag je voor een aanpassing van het beschikbare tijdsframe.

Probeer niet alles zelf te doen. Als je beschikt over een assistent, of ondergeschikten is het je taak om werk te delegeren. De persoonlijke werkdruk wordt daardoor verlaagd en je kan je beperken tot het controleren van de uitgevoerde taak.