Wat is time management?

Soms heb je het gevoel dat er niet genoeg uren in een dag zitten. Je bent overweldigd door al het werk en kunt je nog moeilijk concentreren op je job. Het lijkt allemaal wat veel, maar je collega’s blijken er minder last van te hebben. Ze halen alle deadlines en leveren behoorlijk werk af. Hoe doen ze dat? Ze gebruiken hun tijd effectief en beperken verloren tijd tot een minimum, dat is time management!

Time management of tijdsbeheer verwijst naar het effectief beheren van je tijd, zodat je de juiste hoeveelheid tijd gebruikt voor die specifieke taak. Dit laat je toe om een bepaalde tijdsperiode te reserveren voor die ene taak. Het is namelijk belangrijk dat we onze tijd zo goed mogelijk indelen en gebruiken, omdat we slechts over een beperkte hoeveelheid tijd beschikken.

Allereerst is het belangrijk om je prioriteiten te stellen. Maak een lijst met de taken die dringend zijn en noteer wanneer je er klaar mee moet zijn. Dit is je plan en nu moet je alleen zorgen dat je het uitvoert en de volgorde van je takenlijst respecteert. Belangrijk en dringend werk kun je het best in de ochtend voltooien. In de vroege uren is het gemakkelijker om je te concentreren gezien er dan minder afleidingen zijn. Als je de belangrijke taken of taken met een deadline eerst uitvoert, dan kun je met een gerust hart de dag voortzetten.

Probeer zoveel mogelijk stressvolle situaties te vermijden, zodat je jezelf kan concentreren op je werk en niet steeds moet denken aan wat je nog moet doen. Als je nu klaar bent met die belangrijke taak, trakteer jezelf op een snack of een kop koffie. De boog kan namelijk niet altijd gespannen staan. Een moment van rust zorgt ervoor dat je dadelijk weer fris aan de slag kunt. Koffiepauzes of andere onderbrekingen kun je het best inplannen in je dagschema. Dit zorgt voor een duidelijk onderscheidt tussen ontspanning en effectieve werkperiodes. Eenmaal aan een taak begonnen moet je een duidelijk doel voor ogen hebben wat je wilt volbrengen. Ga niet rondwandelen of even informeren naar nieuwe weetjes. Blijf op je werkplek tot je de opdracht volbracht hebt.

Bij het maken van schema’s wordt er vaak gekeken naar de hoeveelheid werk en de beschikbare tijd. Het simpelweg opdelen tussen werk en tijd is niet voldoende. Een realistische indeling is nodig. Het is dan ook belangrijk als jouw baas je een opdracht geeft die je niet op tijd kunt volbrengen, je dit direct aangeeft en vraagt om meer tijd of simpelweg vraagt of een collega deze taak kan overnemen. Reserveer ook tijd om te surfen op het internet, een praatje te maken met je collega of het maken van telefoongesprekken.

Een belangrijke factor in het succesvol toepassen van tijdsbeheer is de houding die je hebt ten opzichte van je werk. Een werkplek is er niet om spelletjes te spelen of om foto’s te plaatsen op je sociale media. Je focus ligt op het volbrengen van de taken die je baas je toewijst. Veel tijd gaat verloren met snel even Facebook checken of rondkijken in een online shop voor een gewenst artikel.

Een professionele houding is een must, dus organiseer al je documenten of andere benodigdheden. Het niet kunnen vinden van documenten of een belangrijk telefoonnummer kan een enorm tijdsverlies veroorzaken. Schrijf daarom notities in een schriftje en verminder de kans op het verlies van belangrijke gegevens.